Allt om att leda på distans

Att leda på distans är egentligen inget nytt fenomen.  I företag med dotterbolag nationellt som internationellt har det varit så att chefen sitter på en annan ort eller i ett annat land än sina medarbetare.  Låt oss dyka in i vad forskning säger om vilka effekter ledarskap på distans har för ledaren och medarbetaren.

En skillnad under pandemin är att distansarbete nu sker hemifrån. Det finns än så länge inte så mycket forskning kring detta.  Några studier har gjorts, studier som också visar att ledarskap på distans och att arbeta hemifrån är här för att stanna, även efter pandemin. Det ideala är att kombinera distansarbete med att mötas fysiskt på arbetsplatsen.

Vad säger forskningen om distansarbete?

Här har vi sammanställt några fördelar och nackdelar med distansarbete.

Fördelar:

• En bättre balans i livet, genom att det blivit enklare att få ihop livspusslet.
• Mindre pendlande för de som normalt gör det. Det medför också miljövinster och potentiellt lägre lokalkostnader för företagen.
• Mindre störningar än när man sitter i kontorslandskap, vilket kan medföra ökad produktivitet.
• Fler kommer i tid till digitala möten jämfört med fysiska möten.
• Det kan kännas lättare att säga vad man tycker när man sitter vid en egen skärm än vid fysiska möten med många deltagare i rummet.

Nackdelar:

• Ledare behöver lägga mer tid på att motivera och kommunicera med sina medarbetare.
• Det kan vara svårt att få fart i förbättringsarbetet i verksamheten, i synnerhet inom industriproduktion där det är viktigt att kunna gå ut och studera verksamheten.
• Kreativa workshopar kan upplevas sakna den rätta känslan och energin.
• Känslan av samhörighet på arbetsplatsen kan minska när kollegor inte ses.
• Det kan vara svårt att få till en bra arbetsmiljö hemma, särskilt i hem där det är många som jobbar hemifrån samtidigt, kanske både föräldrar och gymnasieungdomar.
• Vissa har fått sämre balans i livet genom att arbete och fritid flyter ihop under större delen av dygnet samt man ”bor på sin arbetsplats”.
• Risken är stor att man rör på sig mindre, när man inte behöver transportera sig till arbetsplatsen.

Tänk på:

• Eftersom mycket av ledarskap och arbete på distans sker digitalt är det viktigt att dina medarbetare behärskar alla digitala verktyg. Den digitala mognaden varierar enormt.
• Individuella skillnader i hur väl ledarskap på distans fungerar kan förklaras av ledarens och medarbetarnas personligheter. Förmågan till personligt ledarskap eller självledarskap påverkar också hur väl både arbete och ledarskap på distans fungerar. Här erbjuder Protea moderna och unika program som höjer deltagarnas förmåga till personligt ledarskap och ökar självkännedomen.

I gjorda studier påvisas att digitala team inte har någon negativ effekt på vare sig trivsel eller resultat jämfört med fysiska team, med rätt förutsättningar och stöd förstås.  Det är således inte det fysiska avståndet som är avgörande utan hur du som ledare hanterar detta sätt att arbeta.

Det är således inte det fysiska avståndet som är avgörande utan hur du som ledare hanterar detta sätt att arbeta.

Motivera på distans

Kanske upplever du som ledare en känsla av brist på kontroll? Hur följer du som ledare upp att dina medarbetare faktiskt gör det de ska när de arbetar på distans?  Ökad kontroll kan visa sig vara kontraproduktiv genom att orsaka negativ stress och minskad motivation.  Istället är det genom tydliga mål, ökad tillit och tätare kommunikation med dina medarbetare som du lyckas.  I avsaknaden av fysisk närvaro behöver du som ledare följa upp, inte bara medarbetarens prestation utan också hur medarbetaren mår både fysiskt och mentalt.  Är den fysiska hemarbetsplatsen väl utformad?  Tar medarbetaren pauser? Hur är motivationsnivån idag?

Det är genom tydliga mål, ökad tillit och tätare kommunikation med dina medarbetare som ni blir framgångsrika.

Ditt beteende som ledare är alltid viktigt när det gäller medarbetarnas välmående och prestation.  Vid distansarbete ökar dock betydelsen av relationer, både mellan ledare och medarbetare och mellan medarbetare.  Att känna mig inkluderad, att vara i ett sammanhang och att känna att mitt bidrag är värdefullt.

Behovet av självmotivation ökar när varken ledaren eller kollegorna är närvarande på samma sätt som när man träffas på företaget. Att man får fart på sig själv helt enkelt. Du kan läsa mer om hur du som ledare skapar ett motiverande klimat i en artikel om Självbestämmandeteorin (SDT) på Proteas hemsida.

Kommunicera, kommunicera, kommunicera!

Kommunikation är ett av de viktigaste verktygen för en ledare.  När du leder på distans behöver du kommunicera oftare än när du leder på arbetsplatsen, där du har en större möjlighet att i realtid fånga upp det som sker.  På distans uppstår oftare en fördröjning i tid.

Eftersom människor har olika referensramar behöver kommunikationen vara både tydlig och upplevas pålitlig. Risken för feltolkningar är större när det inte finns kollegor att stämma av med.

När du leder på distans behöver du kommunicera oftare än när du leder på arbetsplatsen

En stark organisationskultur stärker kommunikationen. Det gör även tydliga och gemensamma värderingar.  Det är viktigt att du som ledare är autentisk och lever efter dessa.

Den psykologiska tryggheten är viktig – att t ex våga ta risker i sitt egna ansvarstagande dämpar det fysiska avståndets negativa effekter.  Ge mer kontinuerlig och konstruktiv feedback när du leder på distans, och ta även emot feedback.  Gör bådadera med hög grad av förståelse, empati och kulturell känslighet

Välj rätt format för din kommunikation

Välj rätt format för din kommunikation, kopplat till syftet med den. Face2Face, fysiskt eller video, är särskilt viktigt när det handlar om nya team, nya medarbetare, nya projekt, när vi ska tydliggöra förväntningar på varandra samt vid förändringar. Det gynnar även det sociala perspektivet och ”boostar” kreativiteten.

Face2Face förebygger konflikter.  Konflikter samt missförstånd uppstår ofta vid otydlighet och när den ickeverbala kommunikationen (t ex kroppsspråk) tappas. Se till att ha bra kamera och god belysning vid videomöten.

Telefonsamtal fungerar bra när det gäller enklare problemlösning och vissa avstämningar.

Textkommunikation såsom t.ex. mejl bör du begränsa till att användas för instruktioner, allmän information etc. Även om du själv sitter och jobbar på kvällen behöver du inte skicka mejl till dina medarbetare då.  Skriv mejlen, men spara dem i utkorgen och skicka dem nästa morgon.

Chattkanaler är ett enkelt sätt att kommunicera, men se till att viktig information och beslut dokumenteras och delas på annat sätt.

Glöm inte bort den sociala kommunikationen, den som bygger och stärker relationer, den som visar människan bakom rollen. Varför inte ha en virtuell fika någon gång i veckan, en digital afterwork någon gång i månaden där man inte pratar jobb.

Ta hand om dig själv!

Slutligen, glöm inte bort dig själv och dina behov av pauser och tid för fokuserat arbete. Ta hand om dig själv, för annars kommer du inte kunna vara den goda ledare du vill vara för dina medarbetare.

Källor vi använt oss av:

En artikel i Harvard Business Review, Don’t just lead your people through trauma, help them grow av Jamal Zaki.

Artikel och webinarier av Astrid Svederus, HR-konsult.

Information om lagar kring arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön finns i en broschyr från Arbetsmiljöverket.

Vi har också använt erfarenheter samlade i våra möten med duktiga och engagerade ledare i svenska företag, dvs. våra kunder. Vill du bli kund till Protea? Kontakta oss!

bilder

Bilden i början av artikeln är gjord av Alexandra Koch från Pixabay.

Den andra bilden är av jmexclusives/Instagram/Pixabay.