5 tips för bättre möten på jobbet!

Möten, möten, möten! Ibland känns det som om man inte hinner jobba för alla möten man ska vara med på. Så många människor sitter så många timmar i möten. Det blir en enorm kostnad. Många möten upplevs som tråkiga och onödiga. Hur kan du se till att dina möten blir bättre möten? Här får du 5 tips för bättre möten.

5 ways to make meetings better – read this article in English – scroll down.

5 tips du kan prova

1. Agenda. Undvik slentrian med samma agenda varje möte. Tänk efter vad som verkligen är relevant. Prova att formulera agendan som frågor ska ska besvaras under mötet. Det kommer att få både dig och deltagarna att tänka till.
2. För att bli en bättre mötesledare, be om feedback. ”Vad gör jag bra? Vad gör jag dåligt? Vad behöver förändras?” Gör det några gånger om året. Många mötesledare tycker själva att deras möten är bra, medan deltagarna har en annan åsikt. Undvik den fällan genom att be om feedback och ta tid att själv reflektera över hur mötet gick. Använd 30-sekundersmetoden som jag beskrivit i en tidigare artikel.
3. Sitter många bakom sina skärmar och verkar hålla på med något annat än det mötet handlar om? Se till att dina möten har högt tempo, hög energi och är riktigt givande. Se till att det händer så mycket att deltagarna inte hinner jobba med annat på datorn. Involvera alla deltagare, ställ direkta frågor, tilltala med namn.
4. Många sitter på möten och jobbar för att de inte har någon annan tid tillgänglig. Lös det genom att införa en mötesfri tid. Börja med en halvdag i veckan. Alla behöver få arbeta ostört några timmar i veckan. Det är då kreativiteten blomstrar!
5. Virtuella möten blir allt vanligare. Se dig själv som en flygledare. Du behöver ha koll på alla deltagare. Tilltala alla med namn, även de som sitter i samma rum som du. Och se till att tekniken funkar, var på plats fem minuter innan mötet.

fler tips

Det här var fem tips men det finns mycket mer du kan göra för att dina möten ska bli bättre. Lämna dina bästa tips i kommentarerna nedan.

Om du vill fördjupa dig i ämnet finns både en bok och en artikel. Författaren heter Steven Rogelberg och är professor på UNC Charlotte. Han har skrivit The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance och artikeln ”Why Your Meeting Stink – And What To Do About It.” publicerad i Harvard Business Review, 2019/01.

5 tips for better meetings at work

Meetings, meetings, meetings! Sometimes it feels like there is no time to actually work, because there are so many meetings to attend. Many persons in many meetings, that’s a big cost! Many meetings are boring and non-productive. How can you make your meetings better? Just take a look at these 5 tips for better meetings.

5 tips to try

1. The Agenda. Don’t use the same agenda week after week. Only keep what is truly relevant. Have you tried to use questions to be answered as your agenda? That will make everyone think deeper, you included.
2. If you want to improve your meeting leader skills, ask for feedback! ”What am I doing well” ”What is bad?” ”What should I change?” Ask these questions a few times every year. Quite often the leader of the meeting thinks that the meeting was a success while the attendees don’t agree at all. Feedback will help you. Also take time for your own reflection after each meeting. Try the 30 second method found in my earlier article.
3. Are attendees hiding behind their screens working away on something that is not on the agenda? Make sure that your meeting is high in energy and truly interesting and engaging. Make sure that there is no time for working on the computer. Get everyone involved, call people out using their name and direct questions. Make them love your meetings.
4. The reason why many people work on other stuff during a meeting is because there is no other time left. Propose a meeting free day or time of day. Everybody needs time for uninterrupted work. That’s when creativity can start flowing.
5. Virtual meetings are becoming more common. Look at yourself as an air traffic controller. Make sure everyone is engaged. Use names when you address someone, including people who are in the same room with you. And make sure that the technology is working. Arrive five minutes before the meeting to make sure it works.

More tips

These are five tips but there are many more things you can learn about making meetings better. Please add your suggestions in the comments below.

If you want to dive deeper into this subject there is both an article and a book, both written by Steven Rogelberg, professor at UNC Charlotte.