5 frågor och svar om positiv feedback

I förra inlägget om förändring avslutade vi med att lyfta fram vikten av positiv feedback (återkoppling). Hur ger jag feedback som verkligen påverkar andra människor? Här följer fem frågor och svar om positiv feedback. Hoppas några av dina frågor finns med, hör annars av dig.

Fråga 1. Hur ska jag uttrycka mig för att verkligen kunna påverka mina medarbetare?

Det som är viktigt är att vara konkret. Dels för att du då ger värdefull information till mottagaren och dels för att det visar att du faktiskt tagit dig tid att observera personen.

Kanske brukar du säga: ”Bra jobbat!”

Prova att istället säga: ”Din genomgång av förutsättningarna för rekrytering på mötet idag var väldigt genomtänkt och gick precis lagom djupt. Dessutom framförde du det med väldigt entusiastiskt. Nu får vi säkert de andra enheterna med oss i framtiden.” Hitta dina egna ord så att det blir äkta för dig, men kanske behöver du förbereda vad du ska säga i början tills det blivit en vana och går av sig själv.

Testa själv vilken skillnad du upplever när du provar konkret positiv feedback. Hur reagerar dina medarbetare? Vilka effekter ser du efter några veckor? För dig som inte är ledare, prova att ge positiv feedback till dina kollegor och till din chef.

Fråga 2. Vilka är de viktigaste komponenterna i feedbacken?

Lyft fram det beteende som personen uppvisat och kommentera dessutom effekten av beteendet. Beteenden är konkreta och ger alltså tydlig information till medarbetaren om vad du vill se mer av. Det är viktigt att även kommentera effekten av beteendet eftersom du som ledare kanske ser andra och fler effekter än medarbetaren är medveten om.

”Ditt sätt att ta hand om den missnöjda kunden tidigare idag var verkligen professionellt. Det är mycket värdefullt för hur kunderna uppfattar oss. Dessutom såg jag hur din nyanställda kollega lyssnade och lärde. Du fungerade som en bra förebild.”

Fråga 3. Ska jag ge positiv feedback enskilt eller inför andra?

I de allra flesta fall är det bättre att ge feedback enskilt. Många människor har en tendens att jämföra sig med andra och då kan beröm till en kollega lätt uppfattas som indirekt kritik av dem och deras prestation. Inför andra kan du ge feedback till hela gruppen eller lyfta fram positiva händelser för företaget. Låt gärna din kommunikation vara övervägande positiv.

Fråga 4. Hur mycket feedback är lagom?

Troligen betydligt mer än du tror. Forskning visar att de flesta chefer kraftigt överskattar hur mycket feedback de ger. Sätt konkreta mål där du väljer ut namngivna personer och hur många gånger du ska ge feedback, följ upp och utvärdera och sätt sedan nya mål.

”Mål. Vecka 39. Fredrik, Lina, Mohammed, Maria. Minst en gång per person. ”

Fråga 5 Hur ska fördelningen mellan positiv och negativ feedback vara?

Det är viktigt med en rejäl övervikt av positiv feedback. Fyra positiva kommentarer för varje negativ kan vara en bra tumregel. Detta gäller både på jobbet och hemma, med trotsande småbarn, tjuriga tonåringar och en partner som vaknat på fel sida.

En sista fråga. Hur ger jag negativ feedback?

Negativ feedback är känsligt. Det finns inte utrymme att svara på frågan i detta inlägg utan vi återkommer till detta i ett blogginlägg i augusti.

Passa på att använda sommaren för att frikostigt  fördela positiv feedback till personer i din omgivning. Du kommer märka att det får positiva effekter, även på dig själv.

Protea Leadership arbetar med ledarutveckling. Positiv feedback och andra viktiga områden inom kommunikation ingår självklart i våra uppskattade ledarutvecklingsprogram. Hör av dig så berättar vi mer!