5 frågor och svar om negativ feedback

Många ledare tycker att feedback är jobbigt, särskilt när man ska framföra kritik. Vi får ibland frågan ”Hur ger jag bäst negativ feedback?” Negativ feedback är känsligt, det kan såra och väcka motreaktioner.  Därför är det bra att tänka till innan du talar om vad andra gör fel.

Fråga 1. Behövs negativ feedback? Ja, som ledare är det ibland ditt jobb att tydligt markera när en medarbetare gjort fel, inte hållit en överenskommelse, brutit mot företagets regler eller värderingar eller något liknande. Om du inte gör något åt problem av denna art så sköter du inte ditt jobb. Att inte ta tag i en medarbetare som hela tiden bryter mot regler sänder en tydlig signal till övriga i verksamheten, en signal som du inte vill sända. Dessutom undergräver det förtroendet för dig som ledare.

Fråga 2. Hur ska jag formulera negativ feedback? En viktig faktor är att bara ge feedback på sådant som personen kan påverka. Låt din feedback vara inriktad på utveckling. Vi brukar kalla det feed forward. Ett annat sätt att säga samma sak är att skilja på sak (det som går att påverka) och person. Personangrepp (”Din inkompetenta idiot!”) är aldrig konstruktivt. Tänk igenom i förväg hur du ska formulera dig för att inte riskera att trampa snett om stämningen hettar till, skriv ner några nyckelord eller fraser.

Fråga 3. När passar det bäst att framföra kritik?

I enrum, i nära anslutning till den aktuella händelsen och när förutsättningarna för ett bra samtal finns.

Vad är goda förutsättningar för ett bra samtal? Att ni kan ha tillräcklig tid för samtalet i en störningsfri miljö. Att både du och den andra personen mår bra och känner er i balans.

Det är också viktigt med din inställning till den andra personen, att du visar att du tror på personens förmåga till utveckling och goda resultat på jobbet och att du respekterar den andra personen som individ. Det kan du förmedla genom att helt enkelt säga det. ”Jag gillar verkligen dig och uppskattar din förmåga att få saker klara snabbt, men det är en sak som skapar problem på avdelningen.”  

Fråga 4. Jag har hört om sandwichmetoden, att bädda in kritik i positiv feedback. Är det bra? Vi avråder från det. Vi kan alla känna igen när ett positivt påstående avslutas med ett men som man vet leder till kritik. Det gör att vi tappar bort det positiva och istället spänner oss i väntan på kritiken.

Däremot rekommenderar vi att du använder en uppmjukande fråga. ”Jag har funderat över det som hände på mötet igår eftermiddag och skulle gärna dela några tankar med dig. Är det ett bra tillfälle att göra det nu?” Genom att ställa den uppmjukande frågan ger du den andra personen möjlighet att påverka om ni ska prata om det nu eller senare, dvs. personen får vara delaktig, vilket gör det lättare att ta emot kritiken. Om personen inte vill ta det nu, föreslå då att ni bokar in en tid för samtalet när det passar bättre.

Positiv feedback är viktig som en del av den dagliga samvaron på jobbet. Att ge positiv feedback är som att göra insättningar på relationskontot, personen känner sig trygg i att vara uppskattad och kompetent och kommer därför ha lättare att ta till sig negativ feedback. Läs mer i tidigare artikel ”5 frågor och svar om positiv feedback”.

Fråga 5. Är det lika svårt för alla att framföra negativ feedback? Nej, för alla har olika personligheter som skapar olika utmaningar i att framföra negativ feedback. En del personer har alltför lätt att vara ”raka och tydliga” vilket medför att människor i närheten inte vågar säga vad de tycker. Andra personer är konflikträdda och hittar ursäkter för att skjuta på ett möte för att framföra välbehövlig negativ feedback. Det blir inte heller bra. Genom att du lär känna dig själv bättre, dina reaktioner, dina starka och svaga sidor, lär du dig rätt metod för just dig.

På Protea Leadership är detta en av hörnstenarna i våra utvecklingsprogram, att fördjupa självkännedomen, eftersom det gör dig till en bättre ledare.

Kontakta oss så berättar vi mer.

Till sist en fundering om oavsiktlig negativ feedback. Tänk på att du ger negativ feedback när du möter medarbetares idéer och förslag med ett ”Nej, det går inte.”. Ha istället en positiv och bekräftande inställning. Säg istället något i stil med ”Det låter intressant, kan du berätta mer?”.