4 sätt att hantera svåra samtal

Ledare som får frågan vad de tycker är jobbigast eller mest utmanande med ledarjobbet brukar svara ”svåra samtal”. Här ger vi tips om svåra samtal med syfte att du ska uppleva dem som lite mindre svåra. Vill du vara mer grundlig rekommenderar vi dig att ladda ner vår Ledarguide ”Svåra samtal” från Proteas startsida, helt gratis!

Med svåra samtal brukar vi mena samtal med medarbetare som kan förväntas orsaka besvikelse, irritation, oro, ilska och andra negativa reaktioner. Samtalet kan exempelvis handla om negativ feedback, negativa besked eller oönskade förändringar i arbetssituationen.

Rädslan för ”svåra samtal” gör att många ledare försöker komma undan samtalet om det är möjligt. Tänk vad mycket negativ feedback som aldrig når fram till den person den gäller. Feedback som hade kunnat leda till utveckling och framgång och som i stället blir negativa tankar och känslor hos ledaren och därmed även hos medarbetarna.

Fyra sätt att hantera svåra samtal

Det finns olika sätt för dig att bättre hantera dina rädslor inför svåra samtal. Vi ska gå in på fyra av dem:

1. Öka din kunskap om hur en människa brukar reagera i en negativ situation.
2. Bättre insikt om dina egna reaktioner.
3. Använda beprövade metoder för att genomföra det utmanande samtalet.
4. Träning på utmanande samtal.

reaktioner i en negativ situation

När man får kritik är det normalt att man vill försvara sig. Det finns en bra modell som beskriver hur inställningen hos en person går från att helt förneka, via att försvara sig till att förstå och förändra. Den modellen kallas Feedbacktrappan. Om du förstår modellen har du god nytta av den när du ska genomföra ett samtal där den andra personen kan känna sig anklagad.

dina egna reaktioner

Din reaktion påverkas av hur hotad du känner dig. Vi använder begreppet ”ego” för att beskriva den del av oss som gärna kliver in och använder olika strategier för att försvara dig mot faror, både verkliga och inbillade. Ju bättre du känner dig själv desto större möjlighet har du att inte hamna i en situation där ditt ego tar över. Du kan använda Självutforskning för att lära känna ditt ego bättre. Det finns ett podcastavsnitt där Erik och Mona samtalar med Lotta och Victoria från Hälsosnack (#140) som du kan lyssna på för att få en introduktion till självutforskning.

metod för samtal

Genom att ha en metod för själva samtalet kan du känna dig tryggare och mer professionell. Det är viktigt att vara väl förberedd. För att framföra negativ feedback rekommenderar vi Giraffspråket eller Non Violent Communication som det också kallas.

träna!

Om man ska bli bättre på något måste man träna, det gäller även utmanande samtal. Nu kan det kanske vara svårt att hitta träningstillfällen på just utmanande samtal men det går nästan lika bra att träna på samtal i allmänhet. Ta dig tid att stanna upp och lyssna på andra människor. Det är bästa vägen in i ett givande samtal. Samtalsteknik är en grundläggande kunskap för ledare. Läs mer i andra inlägg vi skrivit till exempel:

Att ställa frågor och lyssna – en superkraft för ledare

Proteas ledarguide – ladda ner gratis

Här har vi beskrivit de olika sätten i korthet. Om du vill få en mer detaljerad beskrivning rekommenderar vi dig att ladda ner vår Ledarguide för Svåra samtal. Det kan du göra på Proteas hemsida. Skrolla ner så hittar du våra ledarguider för gratis nedladdning.

Lycka till!